Mettre en place une stratégie de suppression automatique des “Éléments supprimés” après 30 jours dans Outlook

Ce qu’il faut retenir

• Microsoft impose désormais une limite de stockage de 100 To par tenant, rendant indispensable une vraie stratégie de gouvernance des données.
• Les établissements accumulent des dark data (comptes inactifs, vieux mails, fichiers inutiles) avec un impact financier, sécuritaire et écologique.
• Exchange Online est l’un des principaux générateurs de données mortes, souvent oublié dans les politiques de nettoyage.
• Le tutoriel explique comment créer et appliquer une stratégie MRM supprimant automatiquement les Éléments supprimés après 30 jours, une action simple et efficace pour réduire le stockage.
• La stratégie se déploie en trois étapes : créer une balise MRM, créer une stratégie MRM, puis l’appliquer aux boîtes aux lettres, avec une propagation pouvant prendre jusqu’à 24 heures.

Pourquoi la gouvernance des données Microsoft 365 est devenue une priorité

Depuis plusieurs années, le stockage dans Microsoft 365 n’était pas un sujet prioritaire pour de nombreux établissements. Mais les choses ont changé. Microsoft applique désormais des limites strictes : un tenant est plafonné à 100 To, et chaque gigaoctet consommé doit désormais être optimisé. Dans un contexte éducatif où les utilisateurs et les données se multiplient, qu’il s’agisse de fichiers SharePoint, de OneDrive ou d’échanges dans Exchange, la gestion du cycle de vie de ces données devient incontournable.

Avec la généralisation des usages cloud, les volumes stockés ont explosé, tout comme le nombre de comptes inactifs. De nombreuses données, parfois sans aucune utilité, continuent d’occuper de l’espace pendant des années, sans politique de fin de vie. Outre l’impact financier d’un stockage devenu payant au-delà des 100 To, cette accumulation entraîne également un risque accru de cybersécurité, alors que le secteur de l’éducation est aujourd’hui la cible principale des attaques malveillantes. Les « dark data » représentent également un enjeu écologique : ces données inutilisées consomment de l’énergie et contribuent à l’empreinte carbone mondiale.

Pour accompagner les établissements, Microsoft encourage donc des stratégies de gouvernance plus rigoureuses : suppression automatisée des comptes obsolètes, nettoyage des groupes Teams sans propriétaires, limitation du stockage OneDrive, sensibilisation des utilisateurs… Mais un domaine reste souvent sous-estimé : Exchange Online. C’est pourtant l’un des plus grands producteurs de données mortes, notamment avec les mails anciens, les comptes alumni, les intervenants externes.

Tutoriel : Configurer une stratégie de rétention dans Outlook

Dans ce tutoriel, nous allons mettre en place une stratégie de rétention ciblée, destinée à supprimer automatiquement les messages présents dans le dossier Éléments supprimés depuis plus de 30 jours. Cette action simple, non intrusive, et parfaitement maîtrisée permet de reprendre le contrôle sur le stockage Exchange tout en favorisant une meilleure hygiène numérique. Libre à vous, ensuite, d’étendre cette logique à d’autres dossiers comme Brouillons ou Courrier indésirable afin d’aller plus loin dans la rationalisation des données.

Étape 1. Créer une balise de rétention MRM

• Connectez-vous sur le centre d’administration Microsoft 365 : https://admin.cloud.microsoft/
• Cliquez sur « Afficher tout », puis sur « Microsoft Purview ».

• Dans le menu de gauche, allez dans « Solutions », puis « Gestion du cycle de vie des données ».

• Sélectionnez « Exchange (hérité) », puis « Balises de rétention MRM ».

• Cliquez sur « Nouvelle balise ».

• Donnez-lui un nom clair (ex. : “Suppression éléments supprimés après 30 jours”).

• Choisissez « Appliquer automatiquement au dossier par défaut ».
• Sélectionnez le dossier « Éléments supprimés ».

• Définissez la durée de rétention (ex. : 30 jours).
• Choisissez l’action « Supprimer et autoriser la récupération ».

Étape 2. Modifier la stratégie MRM par défaut

• Toujours dans Purview, allez dans « Stratégies de rétention MRM ».
• Sélectionnez la stratégie « Default MRM Policy ».

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• Cliquez sur « Ajouter une balise » et sélectionnez celle que vous venez de créer.

Important : Après avoir terminé toute la configuration, il faut garder en tête que la synchronisation des stratégies MRM peut prendre un certain temps avant d’être appliquée aux boîtes aux lettres. Cela peut prendre jusqu’à 24 heures dans certains cas. Si vous souhaitez accélérer le processus, il est possible de forcer la synchronisation à l’aide d’une commande PowerShell.

En résumé

La mise en place d’une stratégie de rétention ciblée dans Exchange Online est l’un des moyens les plus simples et les plus efficaces pour reprendre le contrôle sur le stockage sur Exchange Online. En automatisant la suppression des éléments supprimés depuis plus de 30 jours, les établissements réduisent non seulement leur consommation d’espace, mais renforcent également leur hygiène numérique et leur posture de cybersécurité.

Cette démarche s’inscrit dans une gouvernance plus large : rationaliser les données, limiter les dark data, et garantir un environnement cloud plus durable, plus sécurisé et plus économique. Une fois cette première règle en place, il devient facile d’étendre la logique à d’autres dossiers ou d’autres usages, bâtissant progressivement une stratégie de gestion du cycle de vie des données réellement adaptée à votre établissement.

En somme, un petit réglage technique… pour un impact structurel majeur.