Portail de candidature en ligne : gérer dossiers, pièces et jurys dans HubSpot avec le Hub Exaduo

Une école qui a choisi HubSpot finit souvent par se poser la même question au moment de la campagne d’admission : faut-il ajouter un logiciel de candidature à côté, ou HubSpot peut-il tout faire ? La réponse courte : HubSpot seul ne suffit pas, mais il n’a pas besoin d’un second système. Il lui manque une porte d’entrée pour ceux qui n’ont pas de compte HubSpot : candidats, admis, jurés, agents. C’est ce que fait le Hub Exaduo.

Ce que HubSpot fait bien, et ce qui lui manque

HubSpot est fait pour suivre une relation : d’où vient un candidat, ce qu’il a ouvert, à quelle étape il se trouve, qui doit le rappeler. Ses formulaires recueillent un contact et quelques informations.

Une candidature demande davantage :

• un dossier en plusieurs étapes, que le candidat peut interrompre et reprendre ;
• des pièces justificatives (diplômes, relevés de notes, pièce d’identité) déposées en fichiers privés, pas en pièces jointes publiques ;
• des frais de dossier payés en ligne, avec une issue vérifiée ;
• un statut que le candidat peut consulter sans appeler l’école ;
• des entretiens, avec des créneaux, des jurés et des grilles d’évaluation.

Rien de cela n’existe tel quel dans HubSpot. La plupart des écoles l’ajoutent avec un outil de candidature séparé, puis passent la campagne à synchroniser les deux bases. Le Hub Exaduo prend le chemin inverse : il ne stocke pas les dossiers, il les écrit directement dans HubSpot.

Un portail par usage, branché sur votre HubSpot

Le Hub Exaduo est une application qui se branche sur le HubSpot de l’école. Chaque public a son portail, à son adresse (candidatures.ecole.fr, jury.ecole.fr…), aux couleurs, au logo et dans les langues de l’école. On s’y connecte avec un code reçu par courriel, sans mot de passe, ou en option avec un compte Google ou Microsoft.

Candidature. Le candidat parcourt le catalogue des formations, repris des produits HubSpot de l’école et filtrable par campus, niveau ou rythme. Il remplit son dossier pas à pas : chaque étape est enregistrée, et un encadré « À faire » lui dit ce qui manque avant la date limite. Il dépose ses pièces, paie ses frais de dossier, avec un code promo le cas échéant, et reçoit un accusé de dépôt en PDF.

Inscription. Elle s’ouvre quand l’école fait avancer la transaction : après une candidature, ou pour des admis importés dans HubSpot depuis Parcoursup ou une banque de concours. Les pièces déjà fournies sont reprises. L’admis paie ses frais d’inscription ou son acompte et accède aux documents de rentrée que l’école met à sa disposition.

Jury et entretiens. L’école ouvre des sessions découpées en créneaux. Les jurés, internes ou externes, déclarent leurs disponibilités ; le candidat convoqué réserve son créneau. Le juré lit le dossier, limité à ce que l’école choisit de lui montrer, et remplit sa grille. Chaque évaluation part en note sur la transaction, et la moyenne est calculée dans des propriétés HubSpot. Le jury donne un avis, l’école décide.

Agents. Les agents de recrutement international reçoivent un code et un lien. Avec l’accord du candidat, ils suivent l’avancement de son dossier sur leur portail.

Tout est écrit dans votre HubSpot

C’est la différence qui compte pour une direction des systèmes d’information et pour un délégué à la protection des données.

• Contacts, transactions, réponses, pièces et évaluations sont écrits dans le HubSpot de l’école. Les pièces y sont rangées en fichiers privés.
• Exaduo ne garde que la configuration des portails et le journal d’audit, exportable.
• L’application est hébergée sur Microsoft Azure, en région France Central.
• L’argent ne passe pas par Exaduo : le paiement se fait sur le compte Stripe ou Paybox de l’école, sur la page hébergée par le prestataire, et son issue est vérifiée.

Pour l’équipe CRM, le Hub ne crée pas de pipeline : il s’accroche à celui de l’école, à ses étapes, et ne fait jamais reculer une transaction. Les courriels de relance, de convocation ou de décision partent des workflows HubSpot de l’école, qui garde la main sur ses scénarios. L’origine des visites (UTM, gclid, fbclid) est écrite sur la transaction : la direction des admissions voit quelles campagnes amènent des candidatures complètes, pas seulement des contacts.

Des formulaires que l’école modifie elle-même

Une campagne d’admission bouge : une formation s’ajoute, une question change, un tarif évolue. Le Hub Exaduo intègre un éditeur de formulaires : étapes, questions reliées aux propriétés HubSpot, pièces demandées, conditions d’affichage, tarifs, avec un aperçu avant publication. L’école publie elle-même, sans développement, et le changement est en ligne en temps réel.

Les administrateurs peuvent aussi régler leurs portails depuis leur assistant d’IA (Claude, ChatGPT, Copilot…), grâce au serveur MCP d’administration du Hub : formulaires, statuts, codes promo, langues, charte. Chaque modification demande leur accord, et l’assistant n’a accès à aucun dossier ni à aucune donnée personnelle.

Ce que le Hub Exaduo n’est pas

Le Hub n’est pas un logiciel de scolarité : il ne gère ni les notes, ni les emplois du temps, ni la facturation. Il couvre le parcours de la personne qui n’est pas encore, ou pas seulement, dans l’école : du premier dossier jusqu’à l’inscription payée.

Il ne remplace pas non plus HubSpot. Il suppose que l’école l’utilise déjà, ou qu’elle le met en place : Exaduo, partenaire HubSpot Diamond, accompagne aussi ces projets CRM.

Questions fréquentes

HubSpot peut-il gérer les candidatures d’une école ?

HubSpot peut suivre les candidats, mais il ne gère pas seul un dossier en plusieurs étapes, les pièces justificatives, les frais de dossier ou les jurys. Le Hub Exaduo ajoute ces fonctions sous forme de portails, à l’adresse et aux couleurs de l’école, et écrit chaque réponse, chaque pièce et chaque évaluation dans le HubSpot de l’établissement. Les équipes continuent de travailler dans leur CRM habituel.

Faut-il un logiciel de candidature en plus de HubSpot ?

Pas avec le Hub Exaduo. Il n’y a pas de seconde base à synchroniser : les dossiers, les pièces et les évaluations sont enregistrés dans HubSpot, sur la transaction du candidat. Le Hub s’accroche au pipeline de l’école sans en créer, et les courriels de relance, de convocation ou de décision partent des workflows HubSpot que l’école maîtrise déjà.

Où sont stockées les données des candidats ?

Dans le HubSpot de l’école. Contacts, transactions, réponses, pièces en fichiers privés et évaluations des jurés y sont écrits au fil de l’eau. Exaduo ne conserve que la configuration des portails et le journal d’audit, exportable. L’application tourne sur Microsoft Azure, en région France Central, et aucun dossier de candidature n’est stocké chez Exaduo.

Les jurés ont-ils besoin d’une licence HubSpot ?

Non. Les jurés, comme les candidats et les agents, se connectent à leur portail avec un code reçu par courriel, sans mot de passe, ou en option avec un compte Google ou Microsoft. Ils ne voient que ce que l’école choisit de leur montrer : le dossier du candidat convoqué et leur grille d’évaluation. Leurs évaluations sont écrites dans HubSpot.

Combien de temps faut-il pour ouvrir un portail de candidature ?

Une école est en place en une à deux semaines. Exaduo réalise le paramétrage initial, forme les équipes et mène la mise en production ; l’école fournit ses formulaires, ses textes et les pièces qu’elle demande. Ensuite, les ajouts et les évolutions, une formation, une question, un tarif, un statut, sont publiés par l’école elle-même, en ligne en temps réel.

Le paiement des frais de dossier passe-t-il par Exaduo ?

Non. Le candidat paie sur la page hébergée par le prestataire de paiement de l’école, Stripe ou Paybox, et l’argent arrive directement sur le compte de l’école. Le Hub Exaduo vérifie l’issue du paiement et applique, le cas échéant, les codes promo que l’école a définis pour ses frais de dossier. Exaduo ne voit passer aucun montant.

Pour aller plus loin

• La page Hub Exaduo dans notre offre HubSpot.
• Le site du produit, avec les écrans de chaque portail : www.hub-exaduo.com.