Déploiement à l'échelle de l'établissement

Passer de quelques testeurs à tout l’établissement

Quelques utilisateurs convaincus ne font pas un déploiement. Ouvrir Microsoft 365 Copilot à l’ensemble des personnels soulève des questions que le pilote n’a pas toujours posées : qui équiper, quels documents deviennent accessibles, comment accompagner des équipes aux pratiques très différentes.

Préparer les droits d’accès

Copilot ne montre à chacun que ce qu’il peut déjà ouvrir. C’est rassurant, à une condition : que les droits soient justes. Un site SharePoint ouvert à tout l’établissement, un dossier de délibérations partagé par erreur, et la réponse à une question anodine révèle ce qui n’aurait pas dû l’être. Exaduo commence donc par :

• la revue des partages SharePoint et OneDrive, pour repérer les contenus ouverts sans raison ;
• les étiquettes de confidentialité posées avec Microsoft Purview sur les contenus sensibles : dossiers des étudiants, ressources humaines, finances, délibérations ;
• les règles d’usage à communiquer aux équipes, en cohérence avec la charte informatique de l’établissement.

Choisir qui équiper, et fournir les licences

Tout le monde n’a pas besoin d’une licence Microsoft 365 Copilot : Copilot Chat couvre déjà beaucoup d’usages. Les ateliers de découverte et de formation montrent qui en tirera un gain réel. En tant que revendeur Microsoft pour l’éducation, Exaduo fournit ensuite les licences, propose l’offre académique quand elle s’applique, et réaffecte les licences à chaque renouvellement selon les usages constatés. Voir nos licences Microsoft pour l’éducation.

Un déploiement par vagues

1. Une vague pilote, avec un suivi rapproché des usages et des difficultés.
2. Des vagues suivantes, préparées à partir des retours du pilote.
3. Pour chaque vague, une prise en main par métier et des exemples tirés du quotidien de l’équipe.

Les agents créés avec Copilot Studio, par exemple pour les procédures internes ou les informations des programmes, sont mis à disposition dans Teams ou dans Microsoft 365 Copilot au fil des vagues. Notre article sur les cas d’usage de Microsoft 365 Copilot donne des exemples pour nourrir les premières sessions.

Aller plus loin : un environnement multi-modèles

Pour certains usages, d’autres modèles que ceux de Copilot font mieux. Plutôt que de laisser chacun utiliser son outil personnel, Exaduo ouvre un environnement multi-modèles dans le périmètre protégé de l’établissement, avec Copilot Cowork et des agents reliés aux outils métier. Les données restent dans le tenant, et la consommation est plafonnée par groupe d’utilisateurs avant la première tâche.

Après le déploiement

L’enjeu devient l’usage dans la durée : affecter les licences là où elles servent, retirer celles qui dorment, intégrer les nouveaux arrivants, ajuster les étiquettes quand de nouveaux contenus sensibles apparaissent, créer de nouveaux agents à mesure que les équipes expriment des besoins. Exaduo peut rester aux côtés de la DSI pour ce suivi.