Recrutement en formation initiale

Un parcours aux nombreuses étapes

Du premier contact à l’inscription, un candidat et sa famille passent par de nombreuses étapes : demande d’information, journée portes ouvertes, candidature, pièces, entretien ou jury, décision, paiement, inscription. Quand ces étapes vivent dans des tableurs, des messageries et une plateforme de candidature isolée, personne ne sait où en est chaque candidat, et la direction attend la rentrée pour connaître ses effectifs.

Ce que nous structurons dans HubSpot

• Une transaction par candidature, dans un pipeline qui reprend vos étapes : candidature commencée, dossier complet, entretien, admis, inscrit. La même transaction suit le candidat de la candidature à l’inscription : une seule vente dans vos prévisions.
• Des relances automatiques pour les dossiers incomplets, les entretiens à planifier et les admis qui n’ont pas encore confirmé.
• Des parcours différents selon le programme, le campus ou le niveau d’entrée, et des règles claires sur les candidatures multiples.
• L’import des admis venant de Parcoursup ou des banques de concours, pour qu’ils suivent le même parcours d’inscription.
• Des tableaux de bord partagés entre les admissions et la direction : candidatures par programme et par source, taux de transformation à chaque étape, prévisions de rentrée.
• Un connecteur avec le logiciel de scolarité, pour que les inscrits y passent sans ressaisie.

Le Hub Exaduo : le portail des candidats

HubSpot est l’outil de vos équipes. Vos candidats, eux, n’ont pas de compte HubSpot. Le Hub Exaduo leur ouvre un portail à l’adresse et aux couleurs de l’école :

• la candidature : catalogue des formations tiré de vos produits HubSpot, dossier pas à pas enregistré à chaque étape, pièces déposées en fichiers privés dans votre HubSpot, frais de dossier et codes promo, accusé de dépôt ;
• le jury et les entretiens : les candidats réservent leur créneau, les jurés évaluent sur leur grille, l’école décide ;
• l’inscription : elle s’ouvre quand vous faites avancer la transaction, reprend les pièces déjà fournies et encaisse les frais ou l’acompte sur la page de votre prestataire de paiement.

Le Hub s’accroche à votre pipeline sans en créer et ne garde aucun dossier : tout est écrit dans votre HubSpot.

Et l’alternance ?

Dans un parcours en alternance, l’admission ne s’arrête pas à la décision : l’admis doit encore trouver son entreprise, puis signer son contrat d’apprentissage. Cette suite est décrite sur la page Stages et apprentissage.

Du cadrage à la première rentrée

Le projet commence par un atelier avec les admissions, la communication et la direction : programmes, rentrées, sources de candidatures, règles de décision. Suivent la conception, le paramétrage, la recette avec vos équipes, la reprise des candidats en cours et la formation des utilisateurs. En amont, les futurs candidats sont accompagnés par le marketing automation. Après la mise en service, Exaduo peut maintenir le portail au forfait, avec un consultant référent.