Comment un CRM peut m’aider à développer mon établissement ?
Le parcours d’un candidat commence en ligne, bien avant le premier salon ou la première journée portes ouvertes.
CRM et marketing
Relations entreprises
- HubSpot Sales Hub
- HubSpot Marketing Hub
Des relations dispersées, un marché plus disputé
Les entreprises sont sollicitées par de plus en plus d’établissements, pour accueillir des stagiaires, recruter des alternants, verser leur taxe d’apprentissage. Dans l’établissement, ces relations sont souvent réparties entre le service des relations entreprises, les responsables de programmes, le service carrières et chaque campus, chacun avec son fichier. Une entreprise peut être appelée trois fois la même semaine, ou plus du tout après le départ d’un collaborateur.
Une seule base, quatre activités
Exaduo réunit ces relations dans HubSpot :
- une fiche par entreprise : contacts et rôles, historique des échanges avec tous les services, offres publiées, alternants et stagiaires accueillis, taxe versée, événements suivis ;
- un pipeline par activité :
- les stages : de l’offre déposée à la convention signée ;
- l’alternance : du besoin détecté chez l’entreprise au contrat d’apprentissage ;
- la taxe d’apprentissage : campagne, sollicitation, promesse, versement ;
- les partenariats : chaires, mécénat, interventions, jurys ;
- les événements, forums, matinales, job datings, rencontres de recrutement, rattachés aux entreprises qui y participent ;
- des droits par campus et par service, pour que chacun voie ce qui le concerne sans perdre la vision d’ensemble ;
- des tableaux de bord pour la direction : entreprises actives, offres ouvertes, taxe collectée, activité par campus.
Le suivi détaillé des placements en alternance, des conventions et des contrats fait l’objet de la page Stages et apprentissage.
Le pont avec les admissions
Dans un établissement qui forme en alternance, les relations entreprises et les admissions travaillent sur les mêmes jeunes. Dans un CRM commun, une offre d’alternance sans candidat devient un argument pour relancer les candidats de la filière, et un admis sans entreprise déclenche une prospection ciblée. C’est souvent là que se gagnent les placements.
Du recensement des fichiers à la mise en service
Le projet commence par le recensement des fichiers de chaque service et de chaque campus. Nous définissons qui est responsable de chaque entreprise, dédoublonnons les données lors de la reprise, puis formons les utilisateurs de chaque service. Après la mise en service, Exaduo peut maintenir le portail au forfait, avec un consultant référent.
Modes d’intervention
Comment nous le faisons
Projet
Engagement de résultat, au forfait
Un projet mené sur la base d’un cahier des charges : périmètre, livrables et planning sont fixés au départ, pour un prix forfaitaire. Nous nous engageons sur le résultat, de la conception à la mise en service.
TMA
Engagement de moyens, dans la durée
Un accompagnement continu de ce qui est en place : support de vos équipes, évolutions, maintenance et conseil. Un consultant qui connaît votre établissement intervient au rythme de vos besoins.
Formation
Technique ou usage, à chaque niveau
Des formations techniques pour vos équipes informatiques et des formations à l’usage pour les utilisateurs, de la découverte à la maîtrise, en présentiel ou à distance.
Ressources
Pour aller plus loin
Portail de candidature en ligne : gérer dossiers, pièces et jurys dans HubSpot avec le Hub Exaduo
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FAQ
Questions fréquentes
Comment gérer les relations entreprises (stages, alternance) dans le CRM d'une école ?
Exaduo organise les relations entreprises dans HubSpot autour d'une seule base d'entreprises et de quatre pipelines : stages, alternance, taxe d'apprentissage et partenariats. Chaque offre de stage ou d'alternance est suivie jusqu'au contrat, chaque entreprise garde l'historique de ses échanges avec tous les services, et la direction voit l'activité de chaque campus dans des tableaux de bord partagés.
Comment suivre la taxe d'apprentissage dans HubSpot ?
Comme une campagne, avec ses étapes et son calendrier. Chaque entreprise sollicitée a une transaction qui indique qui l'a contactée, quand, et avec quel résultat. Les relances partent au bon moment, et les tableaux de bord montrent les entreprises engagées, celles à relancer et le montant attendu par campus ou par programme.
Comment éviter qu'une entreprise soit sollicitée plusieurs fois par l'établissement ?
En réunissant tous les contacts dans une seule base, avec un responsable désigné par entreprise. Avant d'appeler, chacun voit qui a déjà échangé avec l'entreprise, sur quel sujet et quand. Exaduo dédoublonne les fichiers lors de la reprise et définit les règles de partage entre les campus et les services.
Les relations entreprises et les admissions peuvent-elles partager le même CRM ?
Oui, et c'est ce qui fait gagner des placements. Une offre d'alternance sans candidat devient un argument de relance pour les admissions, et un admis sans entreprise déclenche une prospection ciblée. Exaduo paramètre ces ponts dans HubSpot, pour que les deux équipes travaillent sur les mêmes candidats et les mêmes entreprises.
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